Обсяг листа

Для поділу листа на структурні блоки використовуйте поділ на абзаци, залишаючи порожній простір між окремими частинами листа, а також нумерацію або маркери списків. Найголовніше, щоб абзаци взагалі були. Основну думку листа потрібно поставити в окремий абзац. Або на початок – і потім пояснити її. Або вкінці, щоб привернути увагу.

Привітання та електронний підпис завжди відокремлюються пробілами від основного тексту.

Обсяг ознайомчого листа, окрім привітання та прощання, має складатися з 4-10 речень. Важливо, щоб читач, який проглянув листа, міг чітко зрозуміти, з чим саме ви до нього звертаєтесь.

Внутрішній корпоративний стиль передбачає більш вільне спілкування і більші об’єми листів.

 

Зовнішній вигляд листа

• Зовнішній вигляд листа не повинен відволікати від його змісту.
• Використання декількох шрифтів в одному листі – це поганий смак.
• Використання різнокольорового тексту – це повна відсутність смаку.
• Намагайтеся не зловживати курсивом, жирним шрифтом і підкресленням. Це виглядає несолідно і дуже стомлює.
• І найголовніше – ні в якому разі не виділяйте слова за допомогою ПРОПИСНИХ ЛІТЕР і особливо – за допомогою збільшеного кегля. Це також непристойно, як кричати під час розмови.
• Використання великої кількості знаків оклику і особливо – декількох знаків поспіль – також видасть вас за малограмотну людину!!!
• Не використовуйте смайликами по тій же причині. JJJ

Виберіть стандартний шрифт та іноді виділяйте ключові моменти більш жирним, цього буде достатньо.

Рекомендовані шрифти:

Verdana;

Arial;

Calibri.

Кегль: 12 або 14.

 

Тема листа

Тема листа має висвітлювати, що вам потрібно від адресата та терміни виконання завдання. В одному листі повинна розглядатися тільки одна тема, якщо вона складна і лист виходить довгим, необхідно поділити його на рівні частини і додати підзаголовки.

При відповіді на лист в графі «Тема» рекомендується видаляти позначку «Rе».

Що необхідно написати в темі:

• контекст – що це, до чого це належить: проєкт, компанія, ситуація – щось, що пояснює людині те, що вона має згадати, який файл завантажити;
• для рішення потрібні подробиці. За який квартал цей документ, з ким цей договір, на який термін це продовження, яка сума в акті або що сталося – подробиці, які привернуть увагу;
• терміни. Якщо вони, звісно, актуальні. (дедлайн)

 

Вітання та звернення.

Будь-який лист варто розпочинати з привітання. Прикметник «доброго» у родовому відмінку лише до іменника «ранку». А коли мова йде про день чи вечір, то варто вітатися у називному відмінку – «добрий день» або «добрий вечір» (Олександр Авраменко).

Не варто вживати фразу «Доброго часу доби». Навіть якщо ви керуєтеся благим наміром відповідати часовому поясу адресата, ця фраза звучить несмаком. Краще використовувати нейтральні варіанти: «Вітаю ...», «Добрий день ...».

Далі ми звертаємося до адресата. Додавайте до привітання ім'я адресата, якщо воно вам відомо. Це набагато приємніше замість безликого «Вітаю», отримати персональне «Вітаю, пані Ксеніє».

Якщо це конкретна особа, то українська мова дає кілька варіантів, як це можна зробити. Найпоширеніша форма – за допомогою ім’я та прізвища (по батькові), які вживаємо у кличному відмінку.

• «Маріє Олександрівно», «Андрію Прокопове»;
• «пані Маріє», «пане Андрію»;
• при зверненні до офіційної особи – «пане депутате», «пане президенте».
• Шановні колеги! Панове!

Якщо ви відповідаєте на лист, звертайтеся до того, чиє ім'я зазначено в кінці листа.

Якщо одному і тому ж адресату надсилається кілька листів протягом дня, то в другому і наступних листах можна обмежитися тільки зверненням: пані Ганно, ... або Колеги, ...

До індивідуального адресату звертаємося на «Ви», до колективного на «ви».

 

Основна частина листа

Основна частина листа повинна бути чітко структурована. Згідно давньої епістолярної традиції, змістовна частина будь-якого послання складається з трьох частин: преамбула, суть, резюме.

У преамбулі викладаються причини або підстави, які ініціювали написання послання. Зазвичай вона дуже коротка. Також у першому реченні доречно подякувати за співпрацю, запрошення, пропозицію, після чого викласти основну ідею листа.

Далі послідовно викладається суть питання. Не забувайте розбивати смислові блоки на абзаци, на номерні і марковані списки, що полегшують сприйняття тексту.

 

Підпис

Лист має обов'язково містити підпис.

Найкращий підпис – ім’я, прізвище (якщо в компанії вітається більш офіційний стиль звернення, то і по батькові), посада і назва організації. Використовуйте в підписі не всі можливі контакти, а тільки ті канали, за якими ви найбільш доступні.

Наприклад, телефон, якщо ви хочете, щоб вам телефонували. Можна залишити посилання на свій сайт або на сторінку в Фейсбук.

Починайте підпис з важливих шаблонних фраз. Речень «З любов’ю до вашого бізнесу» або «Успіху в справах» додавати не потрібно.

Ім’я в підписі і в розділі «відправник» має збігатися. Якщо відправник «Ромашка +1996», а в підписі «Анна Володимирівна», то це вже непослідовно. Якщо людина представляється на початку листа «Анна Володимирівна», а вкінці підписується «Аня» – це теж недоречно.

Автоматичні підписи – зло. Тому що будь-яка автоматика в спілкуванні з людиною – це зло, там немає людського. Автоматичний підпис створює відчуття непідписаного листа. Тому краще кожен лист підписувати особисто.

Особистий підпис – це важливий акт відправлення листа.

 

Додатки та посилання

Як в електронному, так і в паперовому варіантах листування подробиці можна представляти у додатках. Завдяки їм ви можете зберегти правильну структуру листа.

Це можуть бути, наприклад, зразки, копії документів, посилання на якесь джерело тощо.

В такому випадку в листі варто зазначити чіткий перелік цих додатків і, звісно, не забути їх вкласти.

Не можна розкидати посилання по всьому тексту, їх незручно клікати! Усі посилання поставте наприкінці. Тоді читач зможе по одному їх відкривати, якщо це знадобиться. Додавайте відразу всі посилання і файли.

Всі вкладені файли називайте так, щоб з їх назви було зрозуміло, що міститься всередині. Це дозволить одержувачу серед кількох прикладених до листа файлів легко знайти потрібний. Кожне посилання пояснюйте: на який документ воно веде і навіщо одержувачу переходити по ній. Називайте файл так, щоб відразу було зрозуміло, про що він і до чого відноситься. Важко відрізнити в переліку зображень один IMG568909865 від іншого IMG6789988901.  Набагато краще, якщо це будуть logotype і header. Ніколи не відправляйте файли з розширенням .exe та інші програмні файли. Поштовий сервер, швидше за все, сприйме такий лист як потенційно небезпечний і заблокує це вкладення або лист цілком.

Оптимальний обсяг вкладень – до 5 Мб. Крім того, що великі вкладення можуть блокуватися корпоративним поштовим сервером, їх отримання і перегляд часто незручно при листуванні з мобільного телефону. Об'ємні файли можна передати через стороннє файлове сховище, відправивши листом посилання на скачування.

Буває, що тільки після відправки виявляється, що важливий файл не прикріплений або не вказано потрібне посилання.  Багато висилають вкладення і доповнення окремим листом – «ось документ, який я забув». І листування роздвоюється: в одній історії – обговорення, в іншій – потрібні документи. На який лист відповість одержувач, невідомо – можливо, на те, в якому немає історії листування.

Тому краще продублювати попереднє і додати до нього файл. У повідомленні варто попросити одержувача видалити лист без файлу, щоб уникнути плутанини.

 

Відповідь

Відсутність відповіді на лист, якщо він передбачає продовження спілкування, вважається неввічливим.

Якщо питання нетерміноване, а з відправником вас не пов'язує спільний проєкт, допустимо відкласти відповідь на добу-дві (особливо, якщо лист прийшов ввечері п'ятниці). Однак найкращим варіантом буде відправити коротке повідомлення, в якому вказати, що ви отримали його лист і незабаром дасте розгорнуту відповідь. Аналогічним чином слід вчинити в тому випадку, якщо для відповіді на питання потрібно зібрати додаткову інформацію або залучити до вирішення проблеми третю особу.

Не відправляйте окремим листом слова «спасибі», «дякую» та «будь ласка». Щоб відкрити і прочитати лист, потрібен час. Відправляючи просто «спасибі» і подібні повідомлення, ви просто відволікаєте співрозмовника.

Відповісти можна у формах:

• «Ми отримали ваш лист та взяли його до уваги»;
• «Ми наразі розглядаємо ваш лист».

1. Загнітко, А.П. Українське ділове мовлення фахового і нефахового спілкування [Текст] / А. П. Загнітко, І. Г. Данилюк. – Донецьк : БАО, 2010. – 480 с.
2. Ильяхов, М. Новые правила деловой переписки / М. Ильяхов, Л. Сарычева. – М. : Альпина Паблишер, 2018. – 256 с. – ISBN 978-5-9614-1034-1 : 360-00.
3. Каплунов, Д. Бизнес-копирайтинг. Как писать серьезные тексты для серьезных людей [Текст] / Д. Каплунов. – 4-е изд. – М. : Манн, Иванов и Фербер, 2018. – 400 с. – ISBN 978-5-00117-595-7 : 400-00.
4. Карнеги, Д. Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей  / Д. Карнеги. – М. : Альта-принт, 2005. – 639 с.
5. Як правильно вітатись? https://www.youtube.com/watch?v=nIOzeAe3waE
   06.11.2020